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otimizando suas tarefas e seu tempo

por Ana Amélia de Oliveira . Livros da Joaninha e Clube da Joaninha

Tenho observado que poucas artesãs tem alguém para auxiliar nas tarefas diárias, e por consequência, muitas de nós que possuímos um “handmade business”, além de cuidarmos da parte criativa também cuidamos de toda a parte administrativa. Diante de uma gama tão diversificada de atividades a serem cumpridas é comum uma ou outra ficar fora da nossa preferência e não ser executada de maneira tão caprichada como aquelas que gostamos. Quem nunca desanimou quando sentou na frente do computador e havia mais de 30 emails não lidos para responder?

 { crédito da imagem :: livros da joaninha }

Se por um lado isso é sinal de que seu negócio está crescendo e caindo no gosto do público, por outro, você sabe que precisará de um tempo que poderia dedicar à criação para cumprir uma demanda ligada ao atendimento. O pintor Nicolas Poussin já dizia “tudo que vale a pena ser feito, vale a pena ser bem feito”, e apesar de algumas atividades não serem tão queridas como outras, devemos fazê-las sempre buscando a excelência.

De que adianta seu produto ser super bacana e bem feito se na hora de responder o email de um cliente você for impaciente e confusa? Como muitas de vocês, também trabalho sozinha e também tenho atividades que gosto menos. No início tinha grande dificuldade em otimizar o tempo dedicado para responder os emails. Respondia todos de forma personalizada e única e isso acabava levando um tempo considerável e tornando esta atividade muito cansativa. Resolvi sentar e modificar esta realidade. Criei uma mensagem com partes prontas, como frete, considerações finais, valores e apenas as duas linhas iniciais ficaram dedicadas para falar de forma individual com cada cliente. Após estas mudanças, construí um texto padrão, mas que de forma alguma tornou-se impessoal. Atualmente, consigo responder um maior número de e-mails utilizando menos tempo.

Além dos e-mails tinha dificuldade na forma de apresentar as estampas disponíveis para minhas clientes. Ficava enviando fotos das estampas até a cliente encontrar aquela que mais lhe agradava. Para isso, às vezes trocava 5, 6 e-mails e mesmo assim não conseguia apresentar todas as possibilidades. Após algumas tentativas de melhoria concluí que o melhor era tirar foto de todas as estampas e criar uma galeria on line. Claro que esta decisão deu um certo trabalho, mas o resultado foi transformador. Primeiro porque a cliente consegue visualizar todas as possibilidades de uma única vez e segundo, porque aproveitei o momento em que as fotos foram tiradas para passar e reorganizar todos os meus tecidos.

Essa decisão trouxe excelência para meu atendimento e organização no meu ateliê. É natural dar um desânimo na hora de tratar das atividades que menos gostamos, mas você não precisa fazer isso de uma única vez. Sugiro que crie uma lista com os pontos a serem melhorados no seu negócio e comprometa-se a atendê-los. Que tal um por mês? Se sua lista tiver 4 pontos, antes de 6 meses você estará com tudo redondinho. Quando alcançamos a excelência nas atividades que menos gostamos, o resultado tende a ser muito mais satisfatório e efetivo.

Agora chegou a hora mais gostosa! Queremos muito saber quais são as atividades que você gosta menos e quais práticas adotou ou vai adotar para torná-las mais agradáveis. Estamos aqui esperando sua participação.